ישיבות המועצה מתועדות ומסוכמות בפרוטוקול עליו אחראי מנכ"ל העירייה.בפרוטוקול יופיעו הפרטים הבאים:1.מועד הישיבה.2.שמות חברי המועצה הנוכחים בישיבה וכן הנעדרים מהישיבה.3.סדר היום.4.ההצעות והנמקתן.5.ההחלטות ותוצאות ההצבעה - ציון שמות המצביעים ואופן הצבעתם. בקשה לתיקון פרוטוקול- חבר מועצה ראשי להגיש הצעה לתיקון הפרוטוקול. במידה ולא הוגשה בקשה כאמור, רואים אותו כמאושר. שמירת הפרוטוקול - פרוטוקול של ישיבות המועצה יהיה שמור במשרדי המנכ"ל. עיון בפרוטוקול - פרוטוקול של ישיבה בדלתיים פתוחות יהיה פתוח לעיון בשעות עבודת העירייה לכל מי שיש עניין בכך. ישיבות מועצת העיר שמן המניין מתוכננות בכל יום רביעי, בראשית כל חודש, בשעה 19:00 בחדר הישיבות.