ביום רביעי 8.1.25, הציג מבקר העירייה, אריק משיח, את דו"ח המבקר לשנת 2023. הדו"ח הוא מסמך מקיף, המעניק תמונת מצב על בחינת תפקוד העירייה ויחידותיה במהלך השנה החולפת.
כידוע, דו"ח המבקר מהווה כלי פיקוח מרכזי שנועד להבטיח ניהול תקין, יעילות ושקיפות במוסדות העירוניים. הדו"ח כולל סקירה מעמיקה של פעילויות העירייה בתחומים מגוונים ובוחן את עמידת הגורמים הרלוונטיים ביעדים שנקבעו. הצגת הדו"ח מספקת לתושבי העיר ולמקבלי ההחלטות, מידע חיוני שמסייע בקידום תהליכי שיפור והתאמת השירותים לצרכים המשתנים של הציבור.
הדו"ח השנה כלל חמישה נושאים שנבחנו במהלך השנה, במטרה לשדרג ולייעל את ניהול המשאבים העירוניים והכנסות העירייה, ולהבטיח שירות איכותי וממוקד יותר לתושבים. הביקורות בוצעו בתחומים שונים הכוללים ניהול תקציבי, גבייה, מיצוי מקורות הכנסה, ניהול פרויקטים עירוניים ושירותים לתושב. כל דו"ח כלל סקירה מקיפה של המצב הקיים ולצידה המלצות פרקטיות לשיפור.
הנושא הראשון אותו העלה המבקר בדו"ח, היה בנושא היטלי השבחה. היטל השבחה הוא תשלום חובה הנגבה מעליית שווי מקרקעין בעקבות אישור תכניות, מתן הקלות או היתר לשימוש חורג. על פי החוק, קיימת חובת תשלום של התושב, בעת מימוש זכויות בנכס.
במסגרת הביקורת, נערכה בחינת נאותות תהליכי החישוב, החיוב והגבייה של היטל ההשבחה, כולל שימוש במערכות מידע ותהליכי עבודה במחלקת השבחה ובמינהל הנדסה.
מהביקורת עלה כי למרות עומס העבודה שגדל, העירייה לא הקצתה משאבים מתאימים לטיפול בנושא. משיח ציין בדו"ח, כי למרות שהייתה עלייה של 267% בכמות הבקשות בין השנים 2014 ל-2021 לא הייתה תוספת תקנים או התאמות במינהל ההנדסה, האמון על תחום זה.
עוד קבע המבקר כי היו ליקויים בהסכמי ההתקשרות עם השמאים וכן על היעדר פיקוח על תעריפים מופחתים. המבקר הוסיף וציין כי אין שימוש בכלים דיגיטליים ובמנגנוני פיקוח וכי המעקב נעשה באמצעות קבצי Excel ידניים. בנוסף ציין המבקר כי לא היו נהלי עבודה מסודרים ותחומי פעילות מרכזיים של המחלקה אינם מעוגנים בנהלים מסודרים, אינם אחידים ואינם כוללים הגדרות תפקידים, לוחות זמנים, ופיקוח.
בסיכום הפרק, הציב משיח בפני ראש העיר מספר המלצות לייעול המערכת ובהן: בחינת תוספת תקנים או הקמת אגף חדש שירכז את תחום ההשבחה, וכמובן דרש עדכון והטמעת נהלי עבודה מסודרים תוך שימוש במערכות דיגיטליות שיבטיחו תיעוד מלא ואחיד של תהליכים ומעקב אחר תשלומים.
הדו"ח השני של מבקר העירייה שהוגש, עסק בנושא מיצוי הכנסות מקולות קוראים. בדו"ח זה מצביע משיח על פערים משמעותיים בניהול תחום הקולות הקוראים בעירייה.
"קול קורא" הוא מנגנון, שמאפשר לרשויות מקומיות לקבל תקציבים עבור פרויקטים ומיזמים שונים. מן הדו"ח עולה כי מיצוי המשאב החשוב הזה אינו מתבצע באופן מיטבי. מבקר העירייה קובע כי אחד הגורמים לכך הוא היעדר גורם מרכזי שיתכלל וירכז את כלל הקולות הקוראים הרלוונטיים לעירייה. לדבריו, אין בעירייה גורם מרכזי, שאחראי לניהול ומעקב אחר הקולות הקוראים. כמו כן, אין מאגר נתונים מסודר שמאפשר בקרה על כל הבקשות, ההגשות וההחלטות שהתקבלו.
עוד קובע הדו"ח כי המערכת הממוחשבת המשמשת לניהול קולות קוראים אינה מעודכנת, ואינה מאפשרת מעקב אפקטיבי. בנוסף, נתונים כספיים לא מוזנים למערכת באופן מסודר, מה שמקשה על קבלת החלטות מושכלות.
בנוסף עולה מהדו"ח כי בחלק מהמקרים לא אותרו קולות קוראים בזמן, ובמקרים אחרים לא תועדו החלטות על הגשת בקשות או ויתור עליהן. תהליכים אלה פוגעים ביכולת העירייה לממש פוטנציאל כלכלי משמעותי. המבקר בדק מדגמית את יישום הקולות הקוראים ומצא כי חלקם לא מוצו בשל ביצוע חלקי או אי עמידה בדרישות, מה שהוביל להפסד כספי.
המבקר העלה שורת המלצות ובהן: מינוי רכז קולות קוראים שירכז את התחום בצורה מסודרת ויבצע מעקב צמוד. יצירת מאגר נתונים מרכזי ומעודכן, הכולל סטטוס מלא של כל הקולות הקוראים. עדכון והטמעת מערכת ממוחשבת, שתסייע בקבלת החלטות ובמעקב כספי .כתיבת נהלים ברורים בנושא חלוקת אחריות ותיעוד החלטות.
בסיכומו של הדו"ח, ציין מבקר העירייה כי ניהול נכון של הקולות הקוראים יכול להניב לעירייה משאבים כספיים משמעותיים ולסייע בביצוע פרויקטים חשובים לתושבים. על כן, קבע כי מימוש ההמלצות שבדו"ח עשוי להביא לשינוי חיובי בתחום קריטי זה.
הדו"ח השלישי של מבקר העירייה עסק בנושא זמינות והנגשת השירות לתושב. הדו"ח הדגיש את המאמצים לשיפור השירות לתושבי העיר, לצד הצעות לקידום מערך השירותים המוניציפליים והתאמתם לצרכי התושבים. מבקר העירייה ציין כי במהלך שנת 2023 החלה העירייה בתכנית לשיפור השירות ואף החלה בעבודת מטה לקראת יישומה, אולם פרוץ מלחמת "חרבות ברזל הביא להקפאת התכנית וכעת יש לחדשה.
בסיכומו של הדו"ח הגיש המבקר המלצות מרכזיות לשיפור השירות ובהן קביעת יעדים מדידים לבחינת איכות השירות, מינוי גורם ייעודי לבדיקת השירות, והגשת דו"חות תקופתיים להנהלת העירייה. שדרוג האתר העירוני, הגדרת מבנה אחיד למידע, מיפוי והוספת טפסים מקוונים, והוספת משוב לתושבים לשיפור התכנים. תרגום האתר לשפות נוספות, ומעבר להגשת מסמכים מקוונת כברירת מחדל.
הדו"ח הרביעי עסק באופן בו עבד מערך ניהול ערבויות בעיריית מודיעין מכבים רעות והחברות העירוניות. מהדו"ח עולה כי אין נהלים מוסדרים לניהול ערבויות בנקאיות, הן בעירייה והן בחברות העירוניות. כאשר בין השאר, אין נוהל לחילוט ערבויות. כמו כן, נמצא כי מערכות המחשוב אינן בעלות מערך אוטומציה המאפשר, זיכרון ארגוני או בקרה מספקת.
מבקר העירייה המליץ לעבור למערכת ממוחשבת מתקדמת שתנהל ותתריע אוטומטית על שינויים ותאריכים חשובים בערבויות. כמו כן, דרש לעגן נהלים חדשים שיסדירו את התהליכים לניהול ערבויות, חילוט, ושחרור. עוד קבע המבקר כי העירייה והחברות העירוניות נדרשות להתאים את פעילותן לתקנות ניהול החשבונות.
הדו"ח החמישי עסק במאבק ברישום כוזב לבתי ספר בעיר. דו"ח זה נכתב בצל גידול התופעה ובפעילות העירייה להתמודדות בתופעה בה תלמידים שאינם תושבי העיר, נרשמים לבתי ספר בעיר באמצעות שינוי כתובת כוזב.
המבקר ציין כי מינהל החינוך זיהה לא פעם רישום כוזב על ידי תושבים מרשויות סמוכות, אשר מספקים כתובת שקרית כדי להירשם למוסדות החינוך בעיר, ובכך תופסים מקום של תלמידים אמיתיים תושבי העיר. דו"ח זה קרם עור וגידים לאחר שעובדות מחלקת הרישום של מינהל החינוך שמו לב לדפוסים החשודים בנוגע למסמכים פיקטיביים.
הדו"ח שהוגש לראש העיר ממליץ על נקיטת מספר צעדים במטרה להיאבק בתופעה של רישום כוזב, למנוע את השפעתה על התושבים ולהגביר את הפיקוח והאכיפה על הליך הרישום לבתי הספר: קיום בדיקות קפדניות יותר בדגש על בתי הספר העל יסודיים, שיידרשו לוודא שהתלמידים באמת תושבי העיר. הגברת דרישות להוכחת כתובת, וכן פנייה למשרד הפנים, במטרה להעלות את הקלות הבלתי נסבלת של שינוי כתובת ללא בדיקה מעמיקה, שמאפשרת רישום משפחות כפולות על אותה כתובת. הגברת אכיפה כלפי הנרשמים באופן כוזב, והרחקתם ממסגרות החינוך.
דו"ח המבקר כלל, כתמיד, גם ניתוח פניות הציבור וכמובן גם מעקב תיקון ליקויים של דו"חות הביקורת הקודמים. בין השאר התייחס מבקר העירייה לדו"ח משנת 2019, שעסק בנושא פלישות לשטחי ציבור. מבקר העירייה עדכן כי הוקמה וועדה על ידי מועצת העיר שעוקבת אחר התקדמות הטיפול בנושא, לצד המשך מעקב של הוועדה לענייני ביקורת.
יו"ר ועדת הביקורת, חבר המועצה, רן שגב: "מטרת הביקורת היא לשפר ולייעל את עבודת העירייה ובאמצעותה לשפר את השירות עבור תושבי העיר. החלק המרכזי של הדו"ח עוסק במיצוי הכנסות והרחבת הפרויקטים בעיר המתוקצבים על ידי משרדי הממשלה – מה שיאפשר לנו להעניק יותר שירותים ויותר מסגרות לכלל התושבים. אני מבקש להודות בהזדמנות זו למבקר העירייה, אריק משיח, על הובלת תהליך הביקורת, לחברי הוועדה על העבודה העניינית והמקצועית, ולראש העיר, חיים ביבס, על קבלת ההמלצות והיישום שלהן.
"בשנה הקרובה, הוועדה בראשותי תבצע מעקב צמוד אחר הטיפול בליקויים שעלו בדו"ח, מתוך מחויבות לשיפור מתמיד בעבודת העירייה ובשירות לתושבים."
לחצו כאן לקריאת דוח מבקר העירייה לשנת 2023
העירייה מציגה: מרחבי פנאי בטוחים, פעילות לילה, נוכחות חינוכית מוגברת ושיתוף פעולה עם ההורים, מערכת החינוך והמשטרה
